Archiviazione Documentale in Outsourcing o in Conto Terzi per aziende ed Enti Pubblici

Il servizio di archiviazione documentale conto terzi è una soluzione pensata per le aziende che desiderano esternalizzare in modo sicuro, conforme e organizzato la gestione dei propri archivi aziendali. Affidare l'archiviazione documentale in outsourcing a un partner specializzato consente di ridurre costi e tempi interni, migliorare l'ordine documentale e garantire continuità operativa nel tempo, all'interno di un modello strutturato di archiviazione documentale in outsourcing.

La soluzione è adatta a imprese, studi professionali ed enti che devono gestire documenti cartacei e digitali nel rispetto delle normative vigenti e degli obblighi di conservazione documentale. Questo approccio si integra con servizi di deposito e custodia degli archivi e con modalità operative definite nei processi di affidamento degli archivi in outsourcing, garantendo una gestione coerente e controllata della documentazione.

L'archiviazione documentale conto terzi consiste nell'affidare a un soggetto esterno la custodia, la gestione e la conservazione dei documenti aziendali. Il fornitore di archiviazione prende in carico i documenti, li organizza secondo criteri concordati e li conserva in modo controllato, con procedure tracciabili e accessi gestiti.

Questo modello consente alle aziende di concentrarsi sul core business mantenendo il controllo sui documenti, riducendo inefficienze e minimizzando i rischi legati alla gestione interna degli archivi aziendali.

Il servizio di archiviazione documentale conto terzi per aziende è indicato per realtà di qualsiasi dimensione che gestiscono volumi documentali crescenti e necessitano di una soluzione strutturata per mantenere ordine e controllo nel tempo, attraverso modelli di archiviazione documentale in outsourcing.

Il servizio è particolarmente adatto a studi professionali che richiedono elevati standard di ordine, reperibilità e riservatezza nella gestione dei documenti, nonché a enti pubblici e organizzazioni che devono operare secondo processi controllati e tracciabili, come previsto nei servizi di affidamento degli archivi in outsourcing.

L'archiviazione conto terzi rappresenta inoltre una soluzione efficace per tutte le realtà che devono garantire sicurezza, tracciabilità e protezione degli archivi nel lungo periodo.

Il servizio di archiviazione documentale in outsourcing è strutturato in modo modulare e può includere la presa in carico degli archivi aziendali e l'organizzazione dei fascicoli secondo regole condivise, garantendo ordine e coerenza nella gestione documentale fin dalle fasi iniziali.

Il servizio comprende il deposito degli archivi aziendali in ambienti protetti e controllati, con custodia fisica della documentazione e gestione degli accessi riservata a personale autorizzato. Queste attività si inseriscono nei modelli di deposito e custodia documenti, pensati per assicurare sicurezza e continuità operativa.

È inoltre prevista la consultazione e il recupero dei documenti su richiesta, attraverso procedure tracciabili che consentono all'azienda di mantenere il controllo sull'archivio affidato, in coerenza con i servizi di accesso ai documenti affidati in outsourcing.

Su richiesta, il servizio può includere la digitalizzazione dei documenti aziendali e la loro organizzazione in archivi digitali, secondo modalità compatibili con gli obblighi normativi e con i processi di digitalizzazione dei documenti aziendali.

Ogni progetto di archiviazione viene strutturato in funzione della tipologia di documenti, dei tempi di conservazione richiesti e delle modalità di accesso necessarie, garantendo una gestione personalizzata e conforme alle esigenze operative dell'organizzazione.

Il servizio di archiviazione documentale in outsourcing viene gestito in modo semplice, controllato e strutturato, partendo da un'analisi iniziale dei volumi documentali e della tipologia dei documenti aziendali da affidare. Questa fase consente di definire correttamente le esigenze operative e organizzative dell'archivio.

Successivamente vengono stabiliti i criteri di organizzazione, consultazione e restituzione dei documenti, in coerenza con i processi di affidamento degli archivi in outsourcing, garantendo chiarezza e tracciabilità delle attività.

Il servizio prosegue con il trasferimento e il deposito degli archivi aziendali in aree dedicate, secondo modalità coerenti con i modelli di deposito e custodia documenti, assicurando ordine e sicurezza nella gestione della documentazione.

La gestione delle richieste di consultazione avviene attraverso procedure tracciabili che consentono di monitorare ogni accesso e movimentazione, in linea con i servizi di accesso ai documenti affidati in outsourcing. Su richiesta, il processo può includere anche la digitalizzazione dei documenti aziendali e il recupero digitale della documentazione, secondo modalità definite nei servizi di digitalizzazione dei documenti aziendali.

La sicurezza degli archivi è parte integrante del servizio. I documenti vengono custoditi in ambienti protetti e controllati, con accessi consentiti solo a personale autorizzato e procedure che garantiscono la corretta gestione delle consultazioni.

La gestione avviene nel rispetto della protezione dei dati e del gdpr, con controllo degli accessi e tracciabilità delle operazioni, per tutelare documenti riservati e informazioni sensibili.

Il servizio di archiviazione documentale in outsourcing è progettato per supportare l'azienda nel rispetto delle normative vigenti e degli obblighi di legge.
Il titolare dei documenti mantiene la responsabilità giuridica sui contenuti e sulle finalità, mentre il fornitore di archiviazione conto terzi assume responsabilità operative legate a custodia, procedure e sicurezza.

Per gli aspetti normativi e gli obblighi principali, puoi consultare la pagina dedicata agli obblighi normativi archiviazione documentale

Scegliere l'archiviazione documentale conto terzi consente di ridurre i costi di gestione interna e il tempo dedicato alla ricerca dei documenti, affidando l'archivio a un modello strutturato di archiviazione documentale in outsourcing.

L'esternalizzazione della gestione documentale permette inoltre di liberare spazi fisici, migliorare l'organizzazione degli uffici e aumentare il livello di riservatezza, sicurezza e controllo operativo sugli archivi, grazie a procedure dedicate e tracciabili.

Un archivio gestito in conto terzi garantisce maggiore ordine, reperibilità e continuità nel tempo, riducendo al contempo i rischi legali e operativi legati a smarrimenti, accessi impropri o disorganizzazione, in coerenza con le modalità di accesso ai documenti affidati in outsourcing.

1. L'archiviazione documentale in outsourcing è adatta a tutte le aziende
Sì, il servizio è adatto ad aziende di qualsiasi dimensione che gestiscono documenti cartacei e digitali e necessitano di una gestione strutturata e conforme.

2. Affidare l'archivio a terzi comporta la perdita di controllo sui documenti
No, l'archiviazione documentale conto terzi prevede procedure tracciabili che consentono all'azienda di mantenere il controllo sull'accesso e sulla consultazione dei documenti.

3. È possibile accedere ai documenti archiviati quando necessario
Sì, l'accesso ai documenti affidati è sempre garantito secondo modalità concordate e procedure documentate.

4. Il servizio include anche la digitalizzazione dei documenti
Sì, la digitalizzazione dei documenti aziendali può essere integrata nel servizio su richiesta, in funzione delle esigenze operative.

5. La responsabilità dei documenti resta all'azienda
Sì, la responsabilità giuridica della documentazione resta sempre in capo al titolare, anche in caso di outsourcing.

6. L'archiviazione in outsourcing aiuta a rispettare le normative
Sì, affidare l'archivio a un partner specializzato consente di operare nel rispetto delle normative vigenti e di ridurre i rischi legali e operativi.