Outsourcing documentale per aziende ed Enti Pubblici

L'outsourcing documentale e l'archiviazione documentale conto terzi rappresentano una soluzione strutturata per le aziende che desiderano esternalizzare in modo sicuro, conforme e organizzato la gestione dei propri archivi aziendali. Affidare l'archiviazione documentale in outsourcing a un partner specializzato consente di ridurre costi e tempi interni, migliorare l'ordine documentale e garantire continuità operativa nel tempo, nel rispetto di un modello operativo verificabile e conforme alle normative vigenti.

Il servizio di archiviazione documentale conto terzi è rivolto a imprese, studi professionali ed enti pubblici che devono gestire documenti cartacei e digitali nel rispetto degli obblighi di conservazione documentale. La soluzione si integra con attività di deposito e custodia degli archivi, con procedure definite di affidamento degli archivi in outsourcing e con processi di controllo che garantiscono una gestione coerente, tracciabile e sicura della documentazione aziendale, anche a livello territoriale.

L'archiviazione documentale conto terzi è un modello organizzativo che prevede l'affidamento a un soggetto esterno specializzato della custodia, gestione e conservazione dei documenti aziendali, all'interno di un sistema strutturato di outsourcing documentale. Il fornitore prende in carico la documentazione, la organizza secondo criteri condivisi con l'azienda e la conserva in ambienti controllati, applicando procedure tracciabili e sistemi di accesso regolamentato.

Questo approccio consente alle aziende di concentrarsi sul proprio core business mantenendo il pieno controllo informativo sui documenti, riducendo inefficienze operative e minimizzando i rischi legati alla gestione interna degli archivi aziendali, soprattutto in termini di sicurezza, responsabilità e conformità normativa.

Il servizio di archiviazione documentale conto terzi è rivolto alle aziende di qualsiasi dimensione che gestiscono volumi documentali crescenti e necessitano di una soluzione strutturata per mantenere ordine, controllo e continuità operativa nel tempo, attraverso modelli organizzati di archiviazione documentale in outsourcing.

La soluzione è particolarmente indicata per studi professionali, che richiedono elevati standard di ordine, reperibilità e riservatezza nella gestione dei documenti, e per enti pubblici e organizzazioni strutturate che devono operare secondo processi controllati e tracciabili, in linea con le modalità previste nei servizi di affidamento degli archivi in outsourcing.

L'archiviazione documentale conto terzi rappresenta inoltre una scelta efficace per tutte le realtà che devono garantire nel lungo periodo sicurezza, tracciabilità e protezione degli archivi, riducendo i rischi operativi e organizzativi legati alla gestione interna della documentazione.

In breve
Un servizio completo che copre tutte le fasi di gestione dell'archivio, dalla presa in carico alla consultazione, con modalità personalizzate e controllate.

Il servizio è strutturato in modo modulare e comprende l'intero processo di presa in carico, gestione e custodia degli archivi aziendali, secondo regole operative condivise. L'attività iniziale prevede l'organizzazione dei fascicoli e della documentazione in base a criteri definiti, garantendo ordine, coerenza e continuità nella gestione documentale fin dalle prime fasi.

La gestione prosegue con il deposito e la custodia degli archivi aziendali in ambienti protetti e controllati, assicurando la conservazione fisica della documentazione e una gestione degli accessi riservata esclusivamente a personale autorizzato. Queste attività sono progettate per garantire sicurezza operativa e tutela degli archivi nel tempo.

È prevista la consultazione e il recupero dei documenti su richiesta, attraverso procedure tracciabili e controllate che consentono all'azienda di mantenere il pieno controllo sull'archivio affidato.

Su richiesta, il servizio può includere anche la digitalizzazione dei documenti aziendali e la loro organizzazione in archivi digitali strutturati, secondo modalità compatibili con gli obblighi normativi e con i processi di digitalizzazione documentale adottati dall'organizzazione.

Ogni progetto viene definito in funzione della tipologia dei documenti, dei tempi di conservazione richiesti e delle modalità di accesso necessarie, garantendo una gestione personalizzata, verificabile e coerente con le esigenze operative dell'azienda o dell'ente affidatario.

In sintesi
Un processo strutturato che consente di gestire l'archivio in modo ordinato, sicuro e controllato, dalla presa in carico fino alla consultazione.

Il servizio viene gestito attraverso un processo operativo strutturato, controllato e verificabile, progettato per garantire ordine, sicurezza e continuità nella gestione degli archivi aziendali.

L'attività prende avvio con una fase di analisi preliminare dei volumi documentali e della tipologia dei documenti da affidare. Questa fase consente di definire in modo corretto le esigenze organizzative e operative dell'archivio.

Sulla base dell'analisi iniziale vengono definiti i criteri di organizzazione, consultazione e restituzione dei documenti, assicurando chiarezza delle procedure e tracciabilità delle attività nel tempo.

Il servizio prosegue con il trasferimento e il deposito degli archivi in aree dedicate, secondo modalità orientate alla sicurezza fisica e alla protezione della documentazione.

La gestione delle richieste di consultazione e recupero avviene tramite procedure tracciabili che consentono di monitorare ogni accesso e movimentazione dell'archivio. Su richiesta, il processo può includere anche la digitalizzazione dei documenti e il recupero digitale della documentazione, secondo modalità operative condivise.

La sicurezza degli archivi rappresenta un elemento centrale del servizio e viene garantita attraverso ambienti protetti e controllati, progettati per assicurare la tutela fisica e organizzativa della documentazione affidata. L'accesso agli archivi è consentito esclusivamente a personale autorizzato, secondo procedure definite che regolano ogni fase di consultazione e movimentazione dei documenti.

La gestione avviene nel rispetto dei principi di protezione dei dati personali e delle disposizioni previste dal GDPR, attraverso sistemi di controllo degli accessi e tracciabilità delle operazioni. Questo approccio consente di tutelare documenti riservati e informazioni sensibili, riducendo i rischi operativi e garantendo un livello di protezione adeguato alle esigenze di aziende ed enti.

Il servizio è progettato per supportare le aziende nel rispetto delle normative vigenti e degli obblighi di legge connessi alla corretta gestione degli archivi documentali. L'organizzazione delle attività avviene secondo procedure definite, coerenti con i requisiti normativi applicabili e con le responsabilità previste in caso di affidamento degli archivi a soggetti esterni.

Il titolare dei documenti mantiene la piena responsabilità giuridica in relazione ai contenuti, alle finalità e ai tempi di conservazione della documentazione, mentre il fornitore del servizio assume specifiche responsabilità operative legate alla custodia, alle procedure di gestione, al controllo degli accessi e alla sicurezza degli archivi affidati.

Il quadro normativo di riferimento e gli obblighi principali in materia di gestione e conservazione documentale sono approfonditi nella pagina dedicata agli obblighi normativi dell'archiviazione documentale, utile per comprendere ruoli, responsabilità e adempimenti previsti dalla normativa vigente.

In sintesi
Una gestione più efficiente degli archivi che riduce costi, rischi e complessità operative.

Affidare la gestione degli archivi a un partner esterno specializzato consente alle aziende di ridurre i costi di gestione interna e il tempo dedicato alla ricerca dei documenti, adottando un modello organizzativo strutturato e verificabile. Questo approccio permette di razionalizzare le attività amministrative e di concentrare le risorse interne sulle funzioni a maggiore valore.

L'esternalizzazione della gestione documentale consente inoltre di liberare spazi fisici, migliorare l'organizzazione degli uffici e incrementare il livello di riservatezza, sicurezza e controllo operativo sugli archivi, grazie a procedure dedicate e tracciabili.

Un archivio gestito in modo strutturato garantisce nel tempo ordine, reperibilità e continuità operativa, riducendo i rischi legali e organizzativi legati a smarrimenti, accessi impropri o disorganizzazione documentale. Questo consente all'azienda di operare con maggiore tranquillità e coerenza rispetto alle modalità di accesso e consultazione definite.

1. L'archiviazione documentale in outsourcing è adatta a tutte le aziende
Sì, il servizio è adatto ad aziende di qualsiasi dimensione che gestiscono documenti cartacei e digitali e necessitano di una gestione strutturata e conforme.

2. Affidare l'archivio a terzi comporta la perdita di controllo sui documenti
No, l'archiviazione documentale conto terzi prevede procedure tracciabili che consentono all'azienda di mantenere il controllo sull'accesso e sulla consultazione dei documenti.

3. È possibile accedere ai documenti archiviati quando necessario
Sì, l'accesso ai documenti affidati è sempre garantito secondo modalità concordate e procedure documentate.

4. Il servizio include anche la digitalizzazione dei documenti
Sì, la digitalizzazione dei documenti aziendali può essere integrata nel servizio su richiesta, in funzione delle esigenze operative.

5. La responsabilità dei documenti resta all'azienda
Sì, la responsabilità giuridica della documentazione resta sempre in capo al titolare, anche in caso di outsourcing.

6. L'archiviazione in outsourcing aiuta a rispettare le normative
Sì, affidare l'archivio a un partner specializzato consente di operare nel rispetto delle normative vigenti e di ridurre i rischi legali e operativi.