Digitalizzazione e Indicizzazione documentale professionale in outsourcing

Ogni progetto viene gestito secondo una procedura strutturata, che assicura uniformità, tracciabilità e qualità del risultato finale.

1️⃣ Analisi preliminare e presa in carico

• Verifica del materiale cartaceo e valutazione delle condizioni dei documenti.

• Definizione delle modalità di preparazione, scannerizzazione e restituzione.

• Assegnazione di un codice univoco per ogni lotto e tracciamento nel gestionale interno.

2️⃣ Preparazione dei documenti

• Rimozione di graffette, punti metallici, elastici e materiali non scansionabili.

• Allineamento e pulizia delle pagine per evitare errori di acquisizione.

• Eventuale riparazione di fogli danneggiati e ordinamento secondo la logica originaria.

3️⃣ Scansione e acquisizione digitale

• Utilizzo di scanner professionali a piano fisso e a passaggio automatico (ADF) con risoluzione fino a 600 dpi, dotati di alimentatori ad alta capacità e tecnologia CCD o CIS per garantire la massima fedeltà cromatica.

• Formati di output: PDF/A, TIFF, JPEG, PNG.

• Possibilità di digitalizzazione fronte/retro, a colori o in bianco e nero, con gestione automatica delle pagine vuote.

• Rilevamento automatico dell'orientamento e della dimensione del documento.

4️⃣ Controllo qualità e correzione

• Ogni documento digitalizzato viene verificato da operatori qualificati.

• Controllo visivo e software dei parametri di leggibilità, completezza e allineamento.

• Eliminazione di file duplicati, correzione automatica di inclinazioni e bordi.

5️⃣ Indicizzazione e classificazione

• Assegnazione di metadati personalizzati (numero protocollo, data, tipologia documento, reparto, codice cliente, ecc.).

• Archiviazione dei file in strutture gerarchiche ordinate, compatibili con i principali sistemi di gestione documentale (DMS).

• Creazione di database di ricerca per consultazione rapida tramite parole chiave o filtri.

6️⃣ Conservazione digitale e consegna

• I file digitali vengono archiviati su server dedicati e ridondanti, con backup giornalieri e cifratura dei dati.

• Possibilità di consegna su supporti fisici (hard disk, chiavette USB) o tramite piattaforma cloud protetta con accesso riservato.

• Facoltativa la certificazione di conformità del processo per la conservazione sostitutiva a norma.

• Accesso immediato ai documenti da qualsiasi postazione autorizzata.

• Riduzione dei tempi di ricerca e gestione interna fino al 90%.

• Eliminazione del rischio di deterioramento o smarrimento dei documenti.

• Risparmio di spazio fisico e ottimizzazione dei costi di archiviazione.

• Massima tutela dei dati e conformità alle normative sulla privacy.