Archiviazione in outsourcing o conto terzi: cos’è e quando conviene

Gestire un archivio aziendale richiede spazio, tempo e competenze specifiche. L'archiviazione conto terzi rappresenta oggi una soluzione efficiente e sicura per aziende e enti pubblici che vogliono delegare la custodia e la gestione dei propri documenti a operatori specializzati. Ma di cosa si tratta esattamente e in quali casi conviene adottarla? 

Indice dei contenuti 

1. Cos'è l'archiviazione conto terzi

Per "archiviazione conto terzi" si intende il servizio di conservazione e gestione dei documenti aziendali affidato a un soggetto esterno autorizzato.
Il provider mette a disposizione locali idonei, sistemi di sicurezza e personale qualificato per garantire integrità, riservatezza e reperibilità dei documenti.

Questo tipo di servizio può includere:

• ritiro, trasporto e presa in carico dei documenti;

• catalogazione e indicizzazione dei fascicoli;

• custodia fisica in ambienti protetti;

• digitalizzazione e conservazione sostitutiva dei documenti cartacei.

2. Normativa di riferimento

L'archiviazione conto terzi è disciplinata da un insieme di normative che tutelano sia il titolare dei documenti sia il gestore del servizio:

• Codice Civile, art. 1766 (contratto di deposito);

• D.Lgs. 82/2005 – Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD);

• Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici;

• Regolamento UE 2016/679 (GDPR) per la protezione dei dati personali.

Il fornitore del servizio deve garantire condizioni di sicurezza fisica e logica, ambienti conformi e accessi tracciabili.

3. Quando conviene scegliere l'archiviazione conto terzi

Delegare la gestione dell'archivio a un soggetto esterno è particolarmente conveniente quando:

• lo spazio interno è insufficiente o costoso;

• il volume dei documenti è elevato e richiede organizzazione professionale;

• l'azienda deve garantire sicurezza e riservatezza per documenti sensibili;

• si vogliono ridurre i costi fissi legati a personale e strutture;

• è necessario accedere rapidamente ai documenti digitalizzati.

Per le pubbliche amministrazioni, l'outsourcing consente anche di rispettare le direttive sulla transizione digitale e la gestione informatizzata degli archivi.

4. Vantaggi pratici per le imprese

Affidare i propri archivi a un operatore specializzato come Archivio Conto Terzi offre benefici concreti:

• Riduzione dei costi diretti di gestione interna.

• Spazi aziendali liberati per attività produttive o uffici.

• Sicurezza elevata grazie a sistemi antincendio, videosorveglianza e controllo accessi.

• Servizi digitali integrati, con possibilità di consultazione online.

• Conformità garantita alle normative vigenti.

Il tutto con contratti flessibili e personalizzabili, adatti a piccole, medie e grandi realtà.

5. Archiviazione fisica e digitale: il modello ibrido vincente

La soluzione più efficace è quella che combina archiviazione fisica e digitale.
I documenti cartacei vengono custoditi in locali protetti, mentre la copia digitale permette un accesso rapido e sicuro, anche da remoto.
Questa formula consente di:

• ridurre tempi di ricerca;

• evitare smarrimenti;

• garantire copie di backup sempre disponibili;

• rispettare le normative sulla conservazione digitale sostitutiva.

6. Come scegliere un partner affidabile

Prima di affidare il proprio archivio, è fondamentale verificare che il fornitore:

• sia autorizzato e rispetti gli standard di sicurezza richiesti;

• disponga di locali idonei e sistemi di protezione certificati;

• offra servizi di digitalizzazione conformi AgID;

• stipuli un contratto conforme al GDPR (art. 28), in qualità di responsabile del trattamento dei dati.

Un partner serio fornisce report periodici, tracciabilità delle movimentazioni e un'assistenza costante.

7. In conclusione

L'archiviazione conto terzi non è solo un modo per risparmiare spazio, ma un investimento strategico in sicurezza, efficienza e conformità.

Delegare la gestione dei documenti a professionisti come Archivio Conto Terzi consente alle aziende e agli enti pubblici di concentrarsi sul proprio core business, riducendo rischi e costi, con la certezza di una conservazione organizzata, protetta e sempre accessibile.