Archiviazione documentale – cosa prevede la normativa italiana

La gestione e conservazione dei documenti rappresentano un aspetto cruciale per ogni organizzazione pubblica o privata. In Italia, l'archiviazione documentale è regolamentata da una serie di norme che definiscono tempi, modalità e responsabilità per garantire sicurezza, tracciabilità e tutela dei dati. Conoscere la normativa è essenziale per evitare sanzioni e ottimizzare la gestione degli archivi aziendali.

 Cosa si intende per archiviazione documentale

Per archiviazione documentale si intende l'insieme delle attività di raccolta, ordinamento, conservazione e accesso ai documenti, siano essi cartacei o digitali. L'obiettivo è garantire che ogni documento sia reperibile, integro e leggibile nel tempo, nel rispetto delle regole di conservazione legale.

Quadro normativo di riferimento

La normativa italiana in materia di archiviazione documentale si fonda su alcuni riferimenti principali:

• Codice Civile, art. 2220: impone la conservazione delle scritture contabili per almeno dieci anni.

• D.Lgs. 82/2005 – Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD): definisce le regole per la gestione digitale dei documenti e la loro conservazione sostitutiva.

• Linee Guida AgID: stabiliscono i requisiti tecnici per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

• Regolamento UE 2016/679 (GDPR): impone misure di sicurezza per il trattamento e la conservazione dei dati personali.

• D.Lgs. 81/2008: introduce obblighi di sicurezza anche per i locali e gli ambienti in cui i documenti sono custoditi.

Tempi di conservazione dei documenti

I tempi variano in base alla tipologia di documento:

• Fatture e registri contabili → 10 anni

• Documenti fiscali e contratti → 10 anni

• Documenti del personale → 5 anni, salvo contenziosi

• Documenti sanitari o sensibili → secondo disposizioni specifiche di settore

Le imprese devono garantire che i documenti siano conservati in modo da poterne assicurare autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.

Archiviazione fisica e digitale: due modelli complementari

Oggi l'archiviazione documentale non è solo cartacea. La digitalizzazione consente di ridurre spazi, tempi e costi, migliorando l'efficienza. Tuttavia, la legge prevede che la conservazione digitale sostitutiva sia affidata a soggetti accreditati e in grado di garantire:

• sistemi di sicurezza informatica certificati;

• backup e ridondanza dei dati;

• conservazione in formato PDF/A;

• gestione dei metadati e dei log di accesso.

Molte aziende scelgono di integrare archiviazione fisica e digitale, affidandosi a operatori specializzati nell'archiviazione conto terzi, capaci di offrire spazi sicuri e servizi di scansione, indicizzazione e conservazione sostitutiva.

Sicurezza e privacy negli archivi

La protezione dei dati è un punto cardine.
Secondo il GDPR, chi conserva documenti contenenti dati personali deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate:

• accesso controllato ai locali;

• sistemi antincendio e videosorveglianza;

• protezione da allagamenti e deterioramenti;

• tracciamento degli accessi e delle movimentazioni.

L'affidamento del servizio di archiviazione a un soggetto terzo non esonera l'azienda dalla responsabilità sul trattamento dei dati, ma impone la stipula di un contratto conforme all'art. 28 del GDPR.

Vantaggi dell'archiviazione conto terzi

Esternalizzare la gestione degli archivi permette di:

• ridurre i costi di spazio e personale;

• migliorare la sicurezza fisica e informatica;

• accedere rapidamente ai documenti tramite sistemi digitali;

• rispettare la normativa senza rischi di non conformità.

Un operatore qualificato, dotato di ambienti protetti e certificati, rappresenta una garanzia per la corretta conservazione dei documenti nel lungo periodo.

In conclusione

L'archiviazione documentale non è solo un obbligo, ma un investimento in efficienza e sicurezza. Affidarsi a strutture specializzate come Archivio Conto Terzi consente alle aziende e agli enti pubblici di rispettare la normativa, ridurre i rischi e concentrarsi sulle proprie attività principali, con la certezza di una gestione professionale e conforme alla legge.