Checklist pratica per affidare il tuo archivio aziendale in outsourcing
Gestire internamente un archivio cartaceo può diventare costoso, inefficiente e rischioso. Spazi occupati, documenti difficili da reperire, obblighi di sicurezza e privacy rendono la gestione documentale un'attività onerosa per molte imprese.
Per questo sempre più aziende scelgono di affidare l'archivio in outsourcing, delegando a professionisti esterni la custodia, la digitalizzazione e la gestione dei documenti in modo sicuro, tracciato e conforme al GDPR.
Questa guida pratica spiega, passo dopo passo, come una società privata può organizzare correttamente il trasferimento e la gestione del proprio archivio aziendale.
Valuta cosa conviene davvero esternalizzare
Non tutti i documenti devono essere trasferiti.
Prima di procedere, analizza l'intero archivio e suddividilo in categorie:
-
Documenti operativi che servono frequentemente (contratti in corso, fatture recenti).
-
Documenti a consultazione rara ma da conservare per obblighi legali o fiscali.
-
Materiale obsoleto che può essere scartato o distrutto.
Un partner esperto può aiutarti a stabilire quali fascicoli conservare fisicamente, quali digitalizzare e quali eliminare in sicurezza.
Definisci obiettivi e tempi di progetto
L'archivio in outsourcing deve rispondere a obiettivi concreti:
-
Ridurre gli spazi aziendali e i costi di gestione.
-
Migliorare la consultazione dei documenti.
-
Garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
Stabilisci anche le tempistiche: durata del servizio, frequenza delle consultazioni, eventuale digitalizzazione progressiva dei documenti.
Scegli un partner specializzato e conforme al GDPR
Verifica esperienza e infrastrutture
Un archivio conto terzi deve disporre di:
-
Locali ad accesso controllato e videosorvegliati.
-
Sistemi antincendio, antintrusione e ambienti climatizzati.
-
Personale formato su privacy e sicurezza dei dati.
Controlla le garanzie contrattuali
Assicurati che nel contratto siano indicati:
-
Livelli di servizio (SLA) e tempi di riconsegna.
-
Procedure di tracciabilità e report delle attività.
-
Clausole di riservatezza (NDA) e conformità al Regolamento UE 679/2016 (GDPR).
Richiedi un piano di digitalizzazione integrato
Il fornitore ideale offre un servizio completo: scansione, indicizzazione e archiviazione digitale, con accesso remoto tramite portale riservato.
Prepara correttamente il materiale cartaceo
La fase di preparazione è fondamentale per evitare errori o ritardi:
-
Rimuovi graffette, elastici e punti metallici.
-
Ordina i documenti per reparto o tipologia.
-
Etichetta scatole e faldoni con codici identificativi.
-
Verifica l'integrità dei fascicoli.
Un archivio ben organizzato riduce i tempi di presa in carico e i costi di gestione.
Pianifica il trasporto in sicurezza
Le scatole vengono sigillate, numerate e caricate in veicoli tracciati.
Ogni consegna è accompagnata da verbale di presa in carico, che certifica il passaggio di responsabilità dal cliente al fornitore.
In questa fase, PRIVAPOL GROUP s.r.l. utilizza protocolli di movimentazione controllata e registrazione di ogni lotto.
Richiedi la digitalizzazione per l'accesso rapido ai dati
Digitalizzare significa rendere i documenti disponibili in tempo reale senza accedere fisicamente all'archivio.
Con scanner professionali ad alta risoluzione, i documenti vengono convertiti in PDF/A o TIFF e resi ricercabili tramite OCR.
L'indicizzazione con metadati (data, cliente, protocollo, reparto) permette ricerche immediate.
L'accesso ai file avviene tramite piattaforma cloud cifrata, riservata a utenti autorizzati.
Verifica la gestione post-archiviazione
Dopo la presa in carico, verifica che il fornitore offra:
-
Tempi certi per la riconsegna o consultazione dei documenti.
-
Servizi di report periodici sullo stato dei lotti custoditi.
-
Possibilità di macero certificato dei documenti scaduti, con tracciabilità dell'operazione.
L'obiettivo è avere un archivio vivo, costantemente aggiornato e conforme alle normative.
Monitora e aggiorna periodicamente l'archivio
L'esternalizzazione non è un'operazione "una tantum".
È consigliabile verificare almeno una volta l'anno:
-
L'elenco dei fascicoli custoditi.
-
L'allineamento tra archivio fisico e digitale.
-
L'eventuale aggiunta di nuovi servizi (firma digitale, conservazione sostitutiva, digital workflow).
Un controllo periodico garantisce continuità, efficienza e sicurezza del patrimonio documentale aziendale.
In conclusione
Con Archivio Conto Terzi, divisione di PRIVAPOL GROUP s.r.l., le aziende di Udine, Pordenone e di tutto il Friuli Venezia Giulia possono contare su un servizio integrato che unisce custodia, digitalizzazione e gestione documentale professionale, con standard elevati di sicurezza e tracciabilità.