Gestione documentale integrata: come archiviare, digitalizzare e conservare in modo sicuro
In un contesto sempre più digitale, la gestione documentale integrata rappresenta la soluzione più efficace per organizzare, proteggere e valorizzare il patrimonio informativo di aziende ed enti pubblici.
Archiviazione fisica, digitalizzazione e conservazione a norma devono dialogare tra loro, garantendo sicurezza, accessibilità e conformità normativa.
Cosa significa gestione documentale integrata
Ogni documento, dalla sua creazione fino all'eventuale eliminazione, segue un ciclo tracciato e sicuro.
L'obiettivo è semplificare la gestione dei flussi informativi riducendo tempi, costi e rischi di smarrimento.
I tre pilastri della gestione documentale
1. Archiviazione fisica sicura
Conservare i documenti originali in ambienti sorvegliati, climatizzati e accessibili solo a personale autorizzato.
2. Digitalizzazione e indicizzazione
Trasformare i fascicoli cartacei in file digitali ricercabili, consultabili da remoto e integrabili nei gestionali aziendali.
3. Conservazione sostitutiva a norma
Applicare firme digitali e marche temporali per dare valore legale ai documenti informatici, in linea con le regole AgID e il D.Lgs. 82/2005.
I vantaggi per imprese ed enti pubblici
Riduzione drastica dei tempi di ricerca documenti;
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Maggiore sicurezza e tracciabilità delle informazioni;
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Continuità operativa in caso di emergenze o guasti;
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Ottimizzazione degli spazi e riduzione dei costi;
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Migliore conformità normativa e protezione dei dati.
Il ruolo di Archivio Conto Terzi
Archivio Conto Terzi offre soluzioni su misura per aziende e pubbliche amministrazioni di Udine, Pordenone, Gorizia e Trieste:
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presa in carico, trasporto e custodia documenti;
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digitalizzazione ad alta risoluzione e indicizzazione personalizzata;
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conservazione sostitutiva e accesso remoto ai file;
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consulenza tecnico-normativa per la gestione integrata degli archivi.
Un unico partner per gestire in sicurezza ogni fase del ciclo documentale.
In conclusione
La gestione documentale integrata è molto più di un servizio di archiviazione: è un processo di modernizzazione aziendale che tutela la memoria, migliora la produttività e garantisce piena conformità normativa.
Con Archivio Conto Terzi, ogni documento diventa un patrimonio ordinato, sicuro e accessibile per aziende, professionisti, studi e pubbliche amministrazioni del Friuli Venezia Giulia.