25.10.2025
Gestione documentale integrata: come archiviare, digitalizzare e conservare in modo sicuro
22.10.2025
In un contesto sempre più digitale, la gestione documentale integrata rappresenta la soluzione più efficace per organizzare, proteggere e valorizzare il patrimonio informativo di aziende ed enti pubblici.
Archiviazione fisica, digitalizzazione e conservazione a norma devono dialogare tra loro, garantendo sicurezza, accessibilità e conformità normativa.
Indice dei contenuti
1. Cosa significa gestione documentale integrata
2. I tre pilastri della gestione documentale
3. I vantaggi per le imprese ed enti pubblici
4. Il ruolo di archivio conto terzi
5. In conclusione
1. Cosa significa gestione documentale integrata
Si tratta di un sistema che unisce archiviazione fisica, digitalizzazione e conservazione digitale in un unico processo controllato.
Ogni documento, dalla sua creazione fino all'eventuale eliminazione, segue un ciclo tracciato e sicuro.
L'obiettivo è semplificare la gestione dei flussi informativi riducendo tempi, costi e rischi di smarrimento.
Ogni documento, dalla sua creazione fino all'eventuale eliminazione, segue un ciclo tracciato e sicuro.
L'obiettivo è semplificare la gestione dei flussi informativi riducendo tempi, costi e rischi di smarrimento.
2. I tre pilastri della gestione documentale
1. Archiviazione fisica sicura
Conservare i documenti originali in ambienti sorvegliati, climatizzati e accessibili solo a personale autorizzato.
2. Digitalizzazione e indicizzazione
Trasformare i fascicoli cartacei in file digitali ricercabili, consultabili da remoto e integrabili nei gestionali aziendali.
3. Conservazione sostitutiva a norma
Applicare firme digitali e marche temporali per dare valore legale ai documenti informatici, in linea con le regole AgID e il D.Lgs. 82/2005.
3. I vantaggi per imprese ed enti pubblici
Riduzione drastica dei tempi di ricerca documenti;
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Maggiore sicurezza e tracciabilità delle informazioni;
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Continuità operativa in caso di emergenze o guasti;
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Ottimizzazione degli spazi e riduzione dei costi;
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Migliore conformità normativa e protezione dei dati.
4. Il ruolo di Archivio Conto Terzi
Progetto Archivio Sicuro offre soluzioni su misura per aziende e pubbliche amministrazioni di Udine, Pordenone, Gorizia e Trieste:
-
presa in carico, trasporto e custodia documenti;
-
digitalizzazione ad alta risoluzione e indicizzazione personalizzata;
-
conservazione sostitutiva e accesso remoto ai file;
-
consulenza tecnico-normativa per la gestione integrata degli archivi.
Un unico partner per gestire in sicurezza ogni fase del ciclo documentale.
5. In conclusione
La gestione documentale integrata è molto più di un servizio di archiviazione: è un processo di modernizzazione aziendale che tutela la memoria, migliora la produttività e garantisce piena conformità normativa.
Con Archivio Conto Terzi, ogni documento diventa un patrimonio ordinato, sicuro e accessibile per aziende, professionisti, studi e pubbliche amministrazioni del Friuli Venezia Giulia.
