Normativa sull’archiviazione documentale conto terzi e in outsourcing

L'archiviazione documentale conto terzi e l'archiviazione in outsourcing sono attività regolamentate da un insieme articolato di norme che disciplinano la gestione, la custodia e la protezione dei documenti aziendali. Affidare gli archivi a un soggetto esterno non elimina gli obblighi normativi dell'azienda, ma richiede una chiara definizione di ruoli e responsabilità.

Questi aspetti si inseriscono nei modelli di archiviazione documentale in outsourcing, adottati da aziende ed enti che necessitano di una gestione strutturata e conforme della documentazione.

Nel modello di archiviazione conto terzi, il titolare dei documenti mantiene la responsabilità giuridica della corretta conservazione della documentazione, anche quando la gestione operativa è affidata a un fornitore esterno. Il gestore dell'archivio assume invece responsabilità operative e contrattuali legate alla custodia, alla sicurezza e alla gestione dei documenti affidati.

Questa distinzione è centrale nei processi di affidamento degli archivi in outsourcing, dove è fondamentale definire con precisione gli obblighi delle parti coinvolte.

Il rapporto tra azienda e fornitore di archiviazione documentale conto terzi rientra nel contratto di deposito, disciplinato dall'articolo 1766 del Codice Civile. In base a tale normativa, il depositario è tenuto a custodire i documenti con diligenza, a non farne uso improprio e a restituirli su richiesta del titolare.

Il gestore dell'archivio risponde per danni, smarrimenti o accessi non autorizzati derivanti da negligenza o inosservanza delle procedure concordate, rendendo essenziale una gestione documentata e verificabile del servizio di archiviazione.

Il D.Lgs. 82/2005 – Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) disciplina la gestione dei documenti informatici e ne definisce la validità giuridica. Il CAD stabilisce i requisiti di integrità, autenticità, accessibilità e reperibilità nel tempo dei documenti digitali.

Per le aziende che effettuano digitalizzazione di archivi cartacei, il rispetto del CAD è fondamentale affinché i documenti digitalizzati mantengano valore legale, in coerenza con i servizi di digitalizzazione dei documenti aziendali e degli archivi tecnici.

Le Linee guida AgID regolano le modalità di conservazione dei documenti informatici, definendo ruoli, responsabilità e requisiti di sicurezza, tracciabilità e controllo. Anche quando la conservazione è affidata a un soggetto esterno, il titolare dei documenti deve verificare che il servizio adottato sia conforme alle disposizioni AgID.

Questi principi sono applicabili anche ai modelli di archiviazione documentale in outsourcing, dove la conformità normativa rappresenta un elemento centrale del servizio.

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) è centrale nella gestione degli archivi documentali, soprattutto quando contengono dati personali o dati sensibili. In caso di archiviazione in outsourcing, l'azienda resta titolare del trattamento, mentre il fornitore di archiviazione opera come responsabile del trattamento.

Devono essere adottate misure di sicurezza fisiche e logiche, procedure di controllo degli accessi e sistemi di tracciabilità delle operazioni. Questi aspetti si integrano con i servizi di accesso ai documenti affidati in outsourcing, garantendo riservatezza e continuità operativa.

1. L'archiviazione conto terzi è regolata da norme specifiche
Sì, è disciplinata da norme civili, digitali e in materia di protezione dei dati.

2. Il titolare dei documenti resta responsabile
Sì, la responsabilità giuridica della documentazione resta sempre in capo al titolare.

3. Il fornitore assume responsabilità operative
Sì, il gestore dell'archivio risponde della custodia e della sicurezza dei documenti affidati.

4. Il GDPR si applica anche all'archiviazione fisica
Sì, quando gli archivi contengono dati personali o sensibili.

5. La normativa riguarda anche la digitalizzazione
Sì, il Codice dell'Amministrazione Digitale e le linee guida AgID disciplinano i documenti informatici.